- mimima quantità di documenti richiesta al cittadino, anche con ricorso ad autocertificazioni onnicomprensive rispetto agli elementi esterni a quanto risulta oggetto di accertamento nell'ambito delle procedure;
- possibilità di presentare i progetti in forma informatica standard;
- conversione immediata dei documenti cartacei su supporto informatico e loro archiviazione con criteri di minima occupazione di spazio (conservazione sotto vuoto);
- acquisizione dei pareri e flusso informativo totalmente affidato a consultazione in rete dei documenti raccolti;
- probabile inversione dei ruoli tra gli uffici e la commissione edilizia; quest'ultima stabilirebbe l'agenda dei controlli da effettuarsi (con responsabilità civile dei funzionari), mentre il giudizio definitivo sarebbe affidato agli uffici, con una funzione di verifica affidata ad una apposita commissione consiliare per gli interventi che diano luogo ad incertezze interpretative di carattere non particolare. In alternativa, dopo la decisione definitiva del servizio, la Commissione potrebbe effettuare successive verifiche di congruità;
- funzione definitiva della relazione di motivata, documentata e pubblica di approvazione, richiesta di modifica o ricusazione per il progetto (possibilmente relativa a più progetti), una sorta di sentenza affidata ad un 'magistrato edilizio';
- automatismo di tutti gli elementi procedurali;
- visibilità pubblica di tutti gli elementi di avanzamento;
- possibilità pubblica di accesso e di controllo per tutta la documentazione di progetto.
A tale proposito si offre all'amministrazione di supportare con mezzi propri la ricerca in corso a tali fini presso l'Istituto di Storia dell'architettura e giunta ai soli elementi preliminari. Ulteriori elementi in proposito sono indicati al cap. 4.
Il materiale raccolto dovrebbe partire dalle due rilevazioni utilizzate nell'ambito di questa ricerca, ovvero dalla rilevazione effettuata da R. Russo nell'ambito della propria tesi di dottorato di ricerca e resa cortesemente disponibile, oltre che da una rilevazione effettuata dal Servizio Urbanistica, ufficio Centro Storico, resa disponibile ed adeguata alle esigenze della rilevazione.
I progetti in oggetto dovrebbero essere gradualmente recuperati all'archiviazione elettronica realizzata per i soli disegni attraverso riproduzioni (eventualmente previa microfilmatura), per la documentazione a mezzo di regesti organizzati in un sistema di information retrieval od integrati nel data base. Per i grandi progetti di trasformazione si potrebbe infine ricorrere al riconoscimento ottico dei caratteri (ocr) per la trascrizione integrale in forma digitale dei progetti.
Al termine del processo gli elementi raccolti dovrebbero essere sottoposti all'archiviazione sotto vuoto ed eventualmente essere trasferiti in archivi meccanizzati ad elevata capacità (in edifici anche distanti dall'attuale sede del servizio.
Per questo periodo sono già disponibili i microfilm realizzati dal Servizio Edilizia privata nel corso della propria attività istituzionale. E' tuttavia necessario verificare la completezza del materiale riprodotto, che verrebbe inserito in tre fasi:
- prima fase: collocazione topografica dei progetti e loro inserimento nel sistema informativo territoriale senza informazioni relative alle caratteristiche dell'intervento (mera trascrizione del protocollo) per consentire il reperimento degli elementi antecedenti i nuovi interventi;
- seconda fase: riproduzione dei microfilm in formato digitale e collegamento con il protocollo elettronico con trascrizione delle didascalie che accompagnano i microfilm;
- terza fase: ogniqualvolta si faccia ricorso alla documentazione raccolta saranno compilati gli elementi relativi alla tipologia di intervento raccolti nell'ambito del punto 2.
Al termine della seconda fase, dopo opportune verifiche della completezza del materiale riprodotto, eventualmente integrato da scansioni dirette in formato digitale, il materiale potrebbe essere in parte trasferito presso l'Archivio storico del Comune (periodo 1926-1965), in parte sigillato e trasferito in archivi meccanizzati.
Il materiale riprodotto non fa più parte dell'archivio cartaceo del Servizio. Infatti, prima del trasferimento all'Archivio storico, esso è stato completamente riprodotto su microfilm.
Per quanto attiene il Centro urbano una ricerca condotta da F. Balletti (allora presso l'Istituto di Urbanistica della Facoltà di Architettura, oggi divenuto Dipartimento Polis), cui sarà richiesto di consentirne l'utilizzazione, raccoglie i principali elementi del protocollo in un sistema di archiviazione elettronica efficace agli scopi che ci siamo proposti.
Anche questo materiale sarà collegato al sistema informativo territoriale e riprodotto in formato digitale, anche al servizio della consultazione effettuata sia nell'ambito delle attività istituzionali del Servizio Edilizia privata (che ricorre per le riproduzioni alla consultazione presso l'Archivio storico), sia per evitare l'inutile consunzione di questo materiale, caratterizzato da elevato valore per gli studi di settore, a causa della consultazione da parte di studenti e cittadini presso l'Archivio storico.
Tutto il materiale microfilmato, od almeno le richieste 1870-1965, potrebbero essere versate alla Facoltà di architettura quale contributo dell'amministrazione alla formazione dei futuri architetti (oltre a sollevare il personale dell'Archivio storico e del Servizio Edilizia dall'onere delle consultazioni effettuate da studenti, onere cui, contrariamente a quanto recentemente avvenuto per quest'ultimo, il Servizio non si può sottrarre per precise disposizioni ministeriali).
Seppure in tempi assai più lunghi di quelli previsti dalla presente relazione, l'insieme degli studi effettuati sul materiale così trasferito, consentirebbero di realizzare molte tra i risultati che si intende costituire attraverso tesi di laurea, ricerche od attività istituzionali destinate alla consultazione del materiale versato.
Suggerirei inoltre che si facesse ricorso, almeno in via provvisoria, al calcolatore dell'Osservatorio per la gestione dei dati dell'Edilizia privata. Si tratta infatti di un apparecchio veramente sovradimensionato per la limitata dimensione dell'archivio attuale e di quello futuro prevedibile, ed investito da rapida obsolescenza.
Fra l'altro esso è fin d'ora dotato del necessario software di data base e già collegato al sistema informativo territoriale.
Al servizio di una tale necessità si potrebbe eventualmente realizzare una applicazione su WWW, abbattendo drasticamente il costo di installazione delle stazioni di lavoro. La tecnologia indicata viene più ampliamente dettagliata nell'ambito dell'appendice relativa alla gestione dei dati dell'Osservatorio. Considerazioni tuttavia egualmente appplicabili all'oggetto in esame.
(c. b.)
